Als Social-Media-Team (vor allem von Agenturen) mehrere Accounts gleichzeitig zu managen ist einer der wichtigsten Arbeitsschritte im Tagesgeschäft. Denn kaum ein Team einer Digitalagentur (oder auch Marke) kann und möchte Zeit aufbringen, kontinuierlich zwischen verschiedenen Social-Media-Kanälen zu wechseln und sich ständig in Accounts ihrer Kund:innen ein- und auszuloggen. Dabei kann es extrem einfach sein, alle Social-Media-Accounts ihrer Kund:innen auf einen Blick zu haben und sie zu betreuen. Wir haben hier für Sie zehn Tipps zusammengefasst, wie Sie in ihrem Social-Media-Team mehrere Accounts gleichzeitig managen können und dabei einen produktiven Workflow schaffen können.
1. Steuern Sie Kund:innenprofile mit Hilfe eines (!) Dashboards
Händisch mehrere Social-Media-Accounts zu managen kann schnell frustrierend und sehr mühsam sein. Ein Social-Media-Management Tool wie Agorapulse ermöglicht es Ihnen, mehrere Accounts auf einen Blick zu haben und diese unkompliziert zu betreuen – mindestens zehn Accounts stehen Ihnen bei jedem Tarif zur Verfügung.
Notifications im Tool weisen Sie auf neue Nachrichten, Kommentare und zugewiesene Aufgaben hin. Auch das erfolgt ohne, dass Sie zwischen verschiedenen Accounts oder Tabs hin- und herspringen müssen.
Einmal eingeloggt und schon bleiben Sie rund um die Uhr auf dem aktuellen Stand aller Accounts, die Sie und Ihr Social-Media-Team betreuen.
Sie können innerhalb des Dashboards flexibel für jede:n Kund:in eine Gruppe erstellen und alle zu betreuenden Profile so organisieren, dass Sie den besten Überblick haben.
2. Richten Sie einen sicheren Zugang für Teammitglieder Ihres Social-Media-Teams ein
Endlose Sicherheitscode-Abfragen und der andauernde Austausch von Zugangsdaten innerhalb des Social-Media-Teams sind Schnee von gestern, wenn Sie mit einem Social-Media-Dashboard arbeiten.
Denn mit wenigen Klicks können Sie Ihrem Social-Media-Team in Sekundenschnelle den Zugriff zum Dashboard gewähren, sobald Sie die verschiedenen Social-Media-Accounts einmalig hinzugefügt haben.
Mit Agorapulse haben Sie einen detaillierten Überblick über alle Berechtigungen – Sie müssen sich also nie Sorgen machen, dass jemand auf Ihr Dashboard zugreift, der dort nichts zu suchen hat. Sie können jederzeit problemlos neue Teammitglieder hinzufügen, die Accounts managen. Außerdem können Sie Content veröffentlichen, Engagement moderieren oder einfach mit Social Listening beobachten, was und wie über Sie in den sozialen Netzwerken gepostet wird.
3. Optimieren Sie und Ihr Social-Media-Team Posts für jeden Kanal
Den exakt gleichen Post auf verschiedenen Social-Media-Plattformen Ihrer Kund:innen zu posten, kann Ihrem Social-Media-Team in der Theorie Zeit sparen, funktioniert in der Realität aber nicht. Diese Herangehensweise führt nämlich zu mangelhaften Resultaten, und auch zu weniger Engagement.
Beim Verwalten von Social-Media-Accounts, steht für Sie natürlich im Fokus, dass der Content auf den jeweiligen Kanälen gut performt und die Community anspricht.
Wenn Sie die Agorapulse-Software nutzen, können Sie Zeit sparen und die zu veröffentlichten Inhalte einfach und schnell verbessern sowie an die jeweilige Social-Media-Plattform anpassen. Hierfür hat Agorapulse ein hilfreiches Feature, welches kinderleicht funktioniert. Klicken Sie oben rechts auf “editieren” und folgen Sie den nächsten Schritten.
Und so geht’s:
- Wählen Sie alle Profile aus, auf denen Sie den Post veröffentlichen wollen.
- Schreiben Sie eine Caption (Titel) und laden Sie eine Grafik hoch, oder fügen Sie einen Link hinzu.
- Schauen Sie sich den Post für jeden Kanal in der Vorschau an und nehmen Sie nötige Anpassungen vor (z. B. andere Nutzer:innen zu verlinken oder wirksame Hashtags hinzuzufügen).
- Bearbeiten Sie das Bild so, dass es auf der jeweiligen Plattform die idealen Maße hat. Agorapulse bietet auch eine Canva-Integration, für das kinderleichte Bearbeiten Ihrer Bilder.
4. Nutzen Sie die effiziente Freigabefunktion für extern
Deadlines einzuhalten, während Sie auf Feedback von Kund:innen warten, ist nicht immer einfach. Es gibt jedoch eine unkomplizierte Lösung, lange Freigabeschleifen zu umgehen und Deadlines einhalten zu können: Mit Agorapulse können Sie das Feedback von Ihrem Social-Media-Dashboard aus managen.
Dies kann besonders bei mehreren Kund:innen und Accounts eine große Hilfe und von Vorteil sein:
- Alle Arbeitsschritte innerhalb eines Tools: Da Sie den Content und die Freigaben an einem Ort steuern, braucht man nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herschalten.
- Keine Überraschungen bei der Freigabe: Geplante Posts gehen nicht online, bevor die zuständige Person den Inhalt nicht freigegeben hat.
Überblick via Farbcodierung: Sie können in einem einfachen Kalender mit Hilfe einer Farbkodierung deutlich erkennen, ob ein Post noch auf die Freigabe wartet oder ob er bereits zur Veröffentlichung freigegeben ist.
Übrigens: Sie müssen Personen, denen Sie bei Agorapulse Zugriff auf den Beitragskalender geben, nicht als Nutzer:innen hinzufügen. Es reicht das Versenden unseres “Magic-Links” und Ihr:e Kund:in kann den Content kurzerhand einsehen.
Mit der externen Social-Media-Post-Freigabe können Sie die Freigabe für bestimmte Posts anfordern, Bearbeitungsanfragen im Überblick behalten und Kund:innen über Ihren Social-Media-Content zu jeder Zeit auf dem Laufenden halten.
5. Wie Social-Media-Teams Content im Voraus planen
Dass spontan etwas gepostet werden muss, kann vorkommen. Zum Beispiel, wenn es sich um Eilmeldungen, Livestreams oder Tagesaktuelles handelt.
Wenn Sie jedoch die Accounts mehrerer Kund:innen auf einmal managen, ist Organisation gefragt. Der beste Weg, mehrere Social-Media-Accounts zu betreuen, ist daher, so viel Content wie möglich bereits im Voraus vorzubereiten. So geraten Sie nicht stetig unter Zeitdruck und der Arbeitsalltag eines jeden Social-Media-Managers lässt sich ein wenig stressfreier gestalten. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier in unserem detaillierten Artikel zum Thema.
Mit Agorapulse kann Ihr Social-Media-Team Inhalte auf die Minute genau einplanen: für nächste Woche Donnerstag 12:32, für einen beliebigen Tag zu einer festgelegten Uhrzeit im nächsten Monat, Jahr, oder in 2 Jahren. Einfacher könnte ein Workflow nicht sein.
6. Verwalten Sie alle Interaktionen in einer zentralen Social-Media-Inbox
Agorapulse bietet eine zentrale Social-Media-Inbox, mit der Sie und Ihr Social-Media-Team Kommentare und Nachrichten der Community des zu betreuenden Accounts schnell und einfach bearbeiten können.
Sie können diese von Ihrem Dashboard aus beantworten und anschließend mit einem Klick aus Ihrer Inbox löschen. Sie können Nachrichten aber auch Kolleg:innen zuweisen. Das kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Kommentare oder Direktnachrichten eine ausführlichere Antwort von einer:m Kolleg:in im Verkauf oder der Beratung erfordern.
7. Wie Social-Media-Teams erfolgreich Community-Management betreiben
Wenn Ihr:e Kund:in auf einer Plattform besonders viel Engagement bekommt, kann das manuelle Moderieren schnell unübersichtlich werden. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Aufgaben noch effektiver gestalten können.
Moderieren Sie ausgesuchte Kommentare und Direktnachrichten automatisch
Mit Hilfe von Filtern können Sie Kommentare und Nachrichten automatisch auswählen und einem Teammitglied zum Überprüfen zuteilen. Das ist zum Beispiel bei Spam-Kommentaren und -Nachrichten nützlich.
Erstellen Sie vorgefertigte Antworten, die Sie jederzeit benutzen können
Stellt die Community Ihrer Kund:innen wiederkehrend die gleichen Fragen? Erstellen Sie mit Agorapulse vorgefertigte Textpassagen, mit denen Sie diese mit einem Klick beantworten können.
Tipp: Nehmen Sie sich dennoch Zeit, um die Antworten zu personalisieren. Das schafft ein näheres Verhältnis zur Community und die Nachrichten wirken nicht alle kopiert und eingefügt.
8. Mit wenigen Klicks: Social-Media-Monitoring für Ihre Kund:innen
Social-Media-Monitoring (das Überwachen von Social-Media-Kanälen hinsichtlich Erwähnungen der Marke, Ihrer Kund:innen, Konkurrenz und unternehmensrelevanter Themen) ist ein wichtiger Bestandteil, wenn es darum geht, das Markenimage zu managen und neue Trends zu verstehen.
Wenn Sie Instagram- oder Twitter-Accounts für Kund:innen betreuen, ist es sinnvoll, Social-Media-Monitoring direkt von Ihrem Agorapulse-Dashboard aus zu steuern. Hier können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Suchen einstellen, um Ihre Kanäle automatisch zu beobachten.
Sie und Ihr Social-Media-Team können zum Beispiel:
- Marken- und Produktnamen beobachten, um die Konversationen über die Marken Ihrer Kund:innen im Auge zu behalten. Bestimmen Sie Social-Media-Influencer und verärgerte Kund:innen und kommunizieren Sie angemessen mit beiden Gruppen.
- Daten von Kampagnen-Hashtags erfassen, sodass Sie den Erfolg Ihres Marketingaufwands messen können.
Halten Sie auch Ausschau nach neuen Markenhashtags und finden Sie guten User-Generated Content (UGC), den Sie schlussendlich auf den Social-Media-Kanälen Ihrer Kund:innen teilen könnten.
Suchen Sie explizit nach Branchen-Schlüsselwörtern und Konkurrenz, um auf dem Laufenden zu bleiben.
9. Wie Social-Media-Teams effizient Reportings erstellen
Für Social-Media-Manager und Werbeagenturen ist das Reporting ein wichtiger Teil des Prozesses und nicht wegzudenken. Besonders, wenn man sich um mehrere Kund:innen gleichzeitig kümmern muss, kann das Reporting viel Zeit fressen und den Workflow stören.
Mit Agorapulse können Sie Ihr Social-Media-Reporting vereinfachen. Das Tool gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Reports zu sammeln, und das auf einem einzigen Dashboard. So können Sie der:m Kund:in verständliche und einfach aufbereitete Zusammenfassungen Ihrer Ergebnisse zukommen lassen, anstatt Ihnen alle Berichte einzeln zuschicken zu müssen. In Zeiten eingeschränkter Marketingbudgets spielt der Social-Media-ROI eine immer größere Rolle – lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel “Erfolgsmessung von Social Media“.
Um noch mehr Zeit zu sparen, kann Ihr Social-Media-Team Reports automatisieren, indem Sie ein Kundenprofil und einen Zeitplan auswählen (wöchentlich oder monatlich). Entscheiden Sie sich dann, ob Sie einen ausführlichen Bericht oder nur ausgewählte Ausschnitte senden möchten und finalisieren Sie den Report, indem Sie den:die Empfänger:in eingeben. Das können entweder Teammitglieder sein, oder aber auch externe Agentur-Kund:innen.
Ist dies einmal erledigt, können Sie die Berichte von Ihrer To-Do-Liste abhaken und Agorapulse den Prozess automatisieren lassen. Die Zeit, die Sie sonst in das Sammeln und Organisieren der Daten gesteckt hätten, können Sie nun in die Analyse dieser Daten investieren und sich dem Verbessern von Ergebnissen widmen.
10. Wie Social-Media-Teams erfolgreich miteinander kommunizieren
In einer Agentur spiel gut funktionierende Team-Kollaboration eine wichtige Rolle.
Wenn Sie einem:r Teamkolleg:in Posts zuteilen, können Sie über das Dashboard von Agorapulse die Unterhaltung nachverfolgen. So kann jede Person, die Zugriff hat, nachvollziehen, wann der Freigabe-Workflow begann, wer welche Änderungswünsche vorab hatte und wer auf welche Aussage, wann geantwortet hat.
Auch im Bereich der Community können sich Ihre Teammitglieder über die Followerschaft unterhalten und interne Notizen hinterlassen. So ist jede Person aus dem Social-Media-Team auf dem gleichen Stand, ohne E-Mails, Slack oder Teams checken zu müssen und alle wichtige Infos sind an einem Ort gebündelt.
