Team-Kollaboration: So funktioniert’s für Social Media!

Verantwortlichkeiten, E-Mail Chaos, versäumte Deadlines, zu lange Antwortzeiten, keine Erfolgsmessung … je größer Teams in Social Media werden, umso notwendiger werden klare Strukturen für die Zusammenarbeit. Wie können Sie Ihr Team unterstützen und auf das nächste Effizienz-Level heben? Mit der richtigen Team-Kollaboration klappt’s sicherlich!

Teamwork bei Social Media: Warum ist es so wichtig?

Social Media wird immer wichtiger und Social-Media-Teams in Unternehmen und Agenturen immer größer. Die Herausforderung sich zu organisieren und die Team-Kollaboration zu verbessern, wächst dementsprechend. 

Wenn Sie nicht für klare Strukturen und Abläufe sorgen, arbeitet Ihr Team nicht effizient, es kommt zu Stolperfallen, doppeltem Arbeitsaufwand und Unklarheiten … kurz Chaos. Die Folge: Ihr Team ist uneffizient und Mitarbeiter:innen genervt. 

Hinzu kommt, dass nicht alle aus Ihrem Team im Büro arbeiten. Manche bevorzugen Homeoffice und Freelancer arbeiten mehrheitlich remote. Indem Sie für eine klare und digitale Struktur sorgen, führen Sie Ihr Team mit effektiver Team-Kollaboration und einem reibungslosen Workflow zum Erfolg. Außerdem sorgen Sie für stabile Arbeitsprozesse in denen jeder weiß, was er zu tun hat.

Die Grundlagen für eine effektive Team-Kollaboration

1. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Der erste und wichtigste Schritt für effektive Team-Kollaboration ist die Festlegung der einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Social-Media-Aufgaben (Content-Planung, Content-Creation, Engagement, Community-Management, Kundenservice, Krisenmanagement etc.) und legen Sie für jede Rolle einen Verantwortlichen und einen Back-up für diese Person für Urlaub und Krankheit fest. Gerade für Agenturen ist es auch wichtig zu definieren, wie Sie als Social-Media-Team mehrere Accounts verwalten, und wer welche Rechte für welche Kunden hat.

2. Erstellen Sie einen Leitfaden für Social-Media-Prozesse 

Im zweiten Schritt für effektivere Team Kollaboration erstellen Sie einen Leitfaden mit allen Prozessen. In diesem Dokument beschreiben Sie die Arbeitsprozesse Ihres Social-Media-Management Teams (im Normalfall und für bestimmte Ausnahmefällen zum Beispiel bei einer Social-Media-Krise).

Der Leitfaden eignet sich bestens für alle Teammitglieder, für Neuankömmlinge und für die Übernahme von Prozessen im Fall von Krankheit oder Urlaub. Achten Sie immer darauf, Ihr Dokument aktuell zu halten.

3. Erstellen Sie einen Style-Guide 

In Ihrem Social-Media-Style Guide legen Sie (ggf. je nach sozialen Netzwerken) Tone of Voice und Art der Ansprache sowie andere Elemente fest, um die Konsistenz in Ihrer Kommunikation zu gewährleisten.

4. Erstellen Sie eine zentrale Themen-Sammlung

Die Themenfindung ist die Basis für den Redaktionsplan des Teams. Damit keine Informationen vergessen werden, sollten alle potenziell interessanten Inhalte in einer zentralen Content-Sammlung gespeichert werden. Diese sollten verschiedene Kategorien enthalten. Themenkategorien können zum Beispiel Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihre Services oder eine Wissenskategorie sein. Am Ende wird ein kurzer und übersichtlicher Themenplan auf Quartalsbasis erstellt. Je nach Themenkategorie werden Thema A,B,C etc. pro Quartal eingetragen.

5. Erarbeiten Sie einen Social-Media-Redaktionsplan und -kalender

Ein Social-Media-Redaktionsplan auf Quartals- oder Jahresbasis hilft Ihrem Team nicht nur dabei den Überblick zu behalten, sondern effizient hochwertigen Content zum richtigen Zeitpunkt zu veröffentlichen. 

Die Effizienz wird mit einem Content-Plan gefördert, da alle Teammitglieder genau wissen, wer was erledigt. Wenn Sie sich also das nächste Mal fragen, wer gerade woran arbeitet, reicht ein Blick in den Redaktionskalender. 

Natürlich sollte der Redaktionsplan für alle zugänglich und aktuell sein. Gestalten Sie die Team Kollaboration noch einfacher, indem Sie mit einem Tool mit integriertem Redaktionskalender arbeiten. Somit kann Ihr Team sich auf einer zentralen Plattform organisieren und jeder kann alle Schritte nachvollziehen.

6. Definieren Sie Prozesse für Community-Management und Kundenservice 

Allgemein gilt die Faustregel, dass innerhalb von wenigen Stunden auf Kommentare beziehungsweise Nachrichten in sozialen Netzwerken geantwortet werden sollte. 

Wenn Sie sich zu lange Zeit mit der Antwort lassen, kann das negative Auswirkungen auf das Unternehmensimage haben. 

Ein Prozess für die Beantwortung von Kommentaren und Fragen ist notwendig sowie das Festlegen von Verantwortlichkeiten. Des Weiteren sollten Sie Do’s und Dont’s festlegen und klarstellen, wie Sie auf welche Art von Nachrichten reagieren. 

Erarbeiten Sie außerdem, wann das Community Management reagiert, wann der Kundenservice involviert werden soll und wann andere Bereiche des Unternehmens mit einbezogen werden müssen. 

Um den Überblick über alle eingehenden Nachrichten zu behalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Social-Media-Plattformen in einem zentralen Posteingang zu bündeln, der für alle im Team zugänglich ist. In Unternehmen mit hunderten von Serviceanfragen am Tag können auch vordefinierte Antwort-Templates für mehr Effizienz sorgen.

7. Ziehen Sie regelmäßig Reports und Analysen zur Verbesserung der Strategie

Ihr Team kann nur effektiv und erfolgreich arbeiten, wenn die Social-Media-Strategie zielführend ist. Ob Ihre Strategie aufgeht oder nicht – das können Sie nur herausfinden, indem Sie Social-Media-Kennzahlen (Metriken) verfolgen. 

Ziehen Sie regelmäßig Social-Media-Reports und analysieren Sie Kennzahlen wie z.B. die Reichweite eines Facebook-Posts, das dadurch auftretende Engagement und Interaktionen. 

Außerdem können Sie herausfinden, welche Arten von Posts oder welche Uhrzeit am besten funktioniert. Nur so wissen Sie für die Zukunft, mit welchem Content auf welchen Kanälen und zu welcher Uhrzeit Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen können. 

Reporting ist der Schüssel zu erfolgreicher Team-Kollaboration für zukünftige Social-Media-Kampagnen. 

Mit welchen Tools heben Sie Ihr Team auf das nächste Level?

Damit Ihr Team gemeinsam an Inhalten arbeiten kann, egal wo sich der Einzelne gerade befindet, helfen digitale Social-Media-Tools, die die Produktivität und die Kommunikation verbessern. Im Folgenden listen wir Ihnen die wichtigsten Tools für eine bessere Team-Kollaboration und einen besseren Workflow auf.

1. Kommunikations-Tools

Das richtige Tool zur Kommunikation ist wichtig für den Erfolg Ihres Teams. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder schnell und leicht miteinander kommunizieren können – und das auch in verschiedenen Gruppen. Sei es zum schnellen Small Talk oder um über bestimmte Aufgaben zu sprechen – es ist wichtig, dass Ihr Team auf mehreren Ebenen in Verbindung bleiben kann. 

• Zum täglichen Chatten: Slack
• Für Chat und Telefonate: Skype
• Für Meetings: Zoom, Google Hangout oder Microsoft Teams

2. Projektmanagement-Tools

Um den Überblick über alle Projekte zu behalten, empfehlen wir den Einsatz eines Projektmanagement-Tools. Es unterstützt Sie bei der Verwaltung des Arbeitsablaufs von Social-Media-Kampagnen und -Promotions. Wenn Sie mit Textern, Grafikern und anderen Personen von außerhalb zusammenarbeiten, können diese in den Arbeitsablauf einbezogen werden. Aus folgenden, bekannten Projektmanagement-Tools können Sie wählen: 

• Trello
• Asana
• Monday

3. Social-Media-Management-Tools

Für Social-Media-Teams, die mehrere soziale Netzwerke bespielen, ist ein SSM-Tool unverzichtbar. Das Tool ermöglicht Ihnen und Ihrem Team alle sozialen Medien von nur einem Dashboard aus zu verwalten – mit eigenen Logins und der Möglichkeit Zuständigkeiten zuzuweisen. Über ein Social-Media-Management-Tool sind alle Teammitglieder up-to-date und sie können einsehen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Welches Tool das beste für Ihr Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab (welche sozialen Netzwerke sollen bespielt werden, Anzahl der Personen, Budget etc.) Im Folgenden stellen wir Ihnen ein All-In-One Social-Media-Management-Tool vor, welches zu Ihren Bedürfnissen passen könnte.

So steigert Agorapulse die Team-Kollaboration Ihres Teams!

Agorapulse ist ein All-In-One Tool für Social-Media-Management und wurde dafür konzipiert, dass Teams und Agenturen besser zusammenarbeiten können. Kurz: Agorapulse verbessert die Team-Kollaboration und somit die Produktivität. 

Mit wenigen Klicks können Social-Media-Teams Beiträge planen, ihre Inbox verwalten, Reports erstellen und Social-Media-Monitoring betreiben. Mit Agorapulse können Sie folgende Netzwerke mit nur einem Login verwalten: Twitter, Instagram, Facebook, Youtube, TikTok und LinkedIn.

1. Klare und übersichtliche Rollenverteilung: Sorgen Sie für eine klar definierte Rollenverteilung in Ihrer Agentur oder Ihrer Social-Media-Abteilung. Administrator, Redakteur, Moderator oder Gast: Beschränken Sie bei Agorapulse den Zugriff auf bestimmte Informationen und geben Sie Mitarbeiter:innen und Kund:innen nur die Rechte für Beitragsplanung, Inbox und Reporting, die Sie wirklich benötigen.
2. Reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Team: Kommunizieren Sie mit Kollegen in Echtzeit. Geben Sie Kunden Einblick in geplante Inhalte, bitten Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin um Feedback für bestimmte Beiträge oder schicken Sie Ihren Kund:innen Posts zur Freigabe. Alles mit wenigen Klicks.
3. Einfache Content-Planung im Team: Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team den Redaktionsplan für Social Media. Geplante Beiträge werden so automatisch zum gewünschten Zeitpunkt veröffentlicht. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für Engagement mit Ihrer Community.
4. Einfache Beitragserstellung für mehrere Kanäle: Über den “Publish-Button” lässt sich Content direkt erstellen. Falls gewünscht, können Sie auch auf mehreren Profilen gleichzeitig posten. Abschließend haben Sie die Wahl, ob Sie Ihren Beitrag sofort (Publish now) oder zu einem späteren Zeitpunkt (Schedule) veröffentlichen wollen.
5. Überblick in der zentralen Inbox: Ihr Team verwaltet alle eingehenden Nachrichten, Kommentare und Reviews verschiedener sozialen Netzwerke an einem Ort.
6. Externe Post-Freigabe zuweisen: Mit der externen Post-Freigabe können Teams schnell Content erstellen und mit einem Klick an Chef:innen oder Kund:innen verschicken und freigeben lassen. Nutzen Sie einfach den Button “Send for approval”, um Beiträge vor der finalen Veröffentlichung anderen Nutzer:innen zuzuweisen. Nicht abgesegnete Posts werden auch nicht zum Veröffentlichungsdatum online gestellt.
7. Media Center Dokumente hochladen und sharen: In Agorapulse können Sie Files hochladen und teilen, sodass die Verwendung von Diensten wie Google Drive überflüssig wird. Sie haben wirklich alles in nur einem Tool – das vereinfacht Prozesse, steigert die Team-Kollaboration, spart Geld und ist weniger fehleranfällig.
8. Google My Business Feature: Mit Agorapulse können Sie nicht nur alle Social-Media-Accounts auf einen Blick verwalten, sondern auch Reviews verwalten. Das geht mit unserer Google My Business Funktion. Kundenstimmen bleiben also nie mehr unbeantwortet und Sie lassen zwei weitere wichtige Kanäle miteinander verschmelzen.
9. Social-Media-Reports: Erstellen Sie Social-Media-Reports und weisen Sie Ihren Kunden den exakten Social-Media-ROI auf. So erhalten Sie und Ihr Team Aufschluss darüber, welcher Content funktioniert und welcher nicht. Damit bauen Sie eine nachhaltige Social-Media-Strategie auf.