Ya sea que seas una agencia digital o una marca, seguramente estás de acuerdo en que trabajar en equipo en las redes sociales puede llegar a ser una tarea complicada. Y no solo complicada sino todo un verdadero reto. Nuestro equipo ya ha experimentado este “estrés” así que decidimos compartir contigo como es que puedes colaborar mejor con un equipo en tus redes sociales.
Los problemas más comunes
Las grandes cuentas en redes sociales requieren más de un integrante de tu equipo involucrado. Ya sea que trabajen en turnos distintos o de forma simultánea, no podrás dejar todo en las manos de una persona. Y tener varias personas involucradas en la gestión de tus redes sociales puede causar varios problemas, por ejemplo:
- Inconsistenca en el tono: Los integrantes de tu equipo responden de formas muy distintas.
- Fallos en la cooperación: Contenido duplicado, demoras en las respuestas, contenido publicado sin aprobación.
- Caos de organización: Demoras encontrando imágenes o accediendo a las redes sociales.
- Reportes inútiles: El trabajo de tu equipo no se ve reflejado en tus reportes.
¿Qué ocasiona todo esto? El común denominador es la falta de comunicación.
1. Inconsistencia en el tono
Gestionar redes sociales en equipo no es una tarea sencilla. Normalmente hay varios departamentos involucrados, líderes de equipo, políticias y lineamientos a las que todos deben apegarse. Tener varios empleados respondiendo y publicando contenido puede verse reflejado en la imagen de tu marca, probablemente de forma negativa. Tal vez Juan responde en un tono formal mientras que Sara suena un poco más amigable.Este cambio en el tono se refleja en la personalidad de tu marca, en la experiencia de tus clientes y los resultados de tu estrategia.
La solución
Tu marca necesita lineamientos claros que regulen el tono, la gramática, el estilo y la personalidad de tu marca. No, no hablamos de una plantilla de Power Point. Hablamos de un documento en el que señales lo siguiente:
- Lema de tu empresa
- El tono de tu marca
- Gramática
- Colores
- Valores de tu compañía
- Demografía de tus clientes
Antes de que alguien se una a tu equipo de redes sociales, debes asegurarte de que entiendan todos los puntos en el documento y cómo estos representan a tu marca. Para faiclitar esta tarea, puedes tener listas respuestas guardadas dentro de Agorapulse que garanticen que tus clientes reciban ala atención adecuada por parte de cualquiera de los integramntes en tu equipo. Esto significa que tus clientes podrán elegir de una variedad de respuestas previamente aprobadas que estén en sintonía con tu marca.
2. Fallas en la colaboración
Colaborar de forma efectiva en un equipo de gestión de redes sociales es crucial para evitar grandes problemas. Con ello puedes evitar duplicar respuestas a un mismo mensaje, publicar con demasiada frecuencia o no publicar nada. Lo peor es que podrías incluso causar errores que reflejen una mala imagen de tu marca.
Ya que no todos los equipos se encuentran siempre en el mismo espacio, la colaboración puede hacerse aún más complicada. Distintas zonas horarias, distintos departamentos y percepciones de lo que debe hacerse pueden causar una gran confusión.
La solución
Enviar correos a tus colegas para mantener un flujo de trabajo no es la soluición más efectiva. La opción más recomendable es utilizar una herramienta para gestionar redes sociales que permita verdaderamente trabajar en equipo. Mira por ejemplo este ejemplo de Agorapulse. Con esta herraienta puedes asignar uno de los catro roles disponibles para tu equipo para delegar mejor las tareas y responsabilidades.
Los roles disponibles son:
- Admin
- Editor
- Moderador
- Invitado
Con Agorapulse puedes ver exactamente el momento en que alguien en tu equipo responde a un mensaje en tus redes sociales. Además, podrás programar contenido y asignarlo a alguien más para que lo edite. Por ejemplo, puedes asignar el contenido a tu equipo de diseño para que agreguen las imágenes correspondientes antes de que tu contenido sea publicado.
Incluso puedes asginar mensajes o comentarios en tu Inbox a otro integrante en tu equipo y agregar una nota personalizada para que proveer más contexto acerca de cliente o de la situación. Todo esto resulta increíblemente útil cuando se trabaja en equipo. Puedes personalizar tu flujo de trabajo de acuerdo a las necesidadesde tu equipo.
3. Caos de organización
Las redes sociales se mueven a un ritmo bastante acelerado. Te daremos un ejemplo de eventos reales que ocurrieron:
- Sara gasta $50 en Facebook y se olvida de actualizar la hoja de gatsos del cliente
- Pedro recibe imágenes del diseñador y las guarda en su pc
- Charli habla con un nuevo cliente y se olvida de contarle al equipo
La solución
Estas acciones son totalmente normales cuando se trabaja con un equipo grande de redes sociales y la falta de comunicación pueden generar un verdadero caos. Debes estar organizado en todo momento. Para cada momento y en todas tus redes sociales.
Tener archivos de cada uno de tus clientes en Drpbox y asignar el contenido a los integrantes adecuados en tu equipo, es una forma de asegurar que todo está en su lugar. Tu equipo debe saber cómo está organizado tu sistema para actualizarlo correctamente cuando sea necesario. Puedes incluso probar plataformas como Trello y probar un flujo de trabajo similar:
Trello: Me encanta Trello para seguir el rastro de ideas, campañas y asignar usuarios para después marcarlos como “completos”. La clave del éxito en redes sociales es mantener clara la comunicación.
Basecamp: Basecamp es una herramienta muy útil para actualizar a tu equipo acerca de cambios importantes – sin necesidad de crear una secuencia interminable de correos.
Workstack: Esta es una herramienta que trabaja directamente con Basecamp. Si tienes un gran equipo de trabajo, esta herrmienta te ayudará a maximizar tu tiempo actualzando a tu equipo sobre tus actividades.
4. Reportes inútiles
La colaboración en redes sociales es genial hasta que hay que llega el momento de hacer reportes. Un reporte en redes sociales debe ser elaborado cada mes, ya sea que trabajes con uan agencia o directamente con un cliente.
El reporte debe mostrar claramente todas las actividades que relizaste, el dinero que has invertido en tus campañas, los KPI’s principales y las acciones que continuarás haciendo. Entonces, ¿cuál es el problema? El problema es que con varias personas trabajando en las mismas cuentas, hacer los reportes puede volverse confuso.
La solución
Todo lo que necesitas para tus reportes cada mes son dos cosas: tu reporte de redes sociales y tu reporte completo de gastos. Primero, debes crear una hoja de gastos para cada una de las cuentas que gestionas en rede sociales (puedes hacerlo utilizando Google Drive.
Asegúrate de escribir un límite de gastos en tu hoja de gastos para marcar claramente los límites. No debes olvidar ninguno de tus casos.
En el caso de las redes sociales, puedes hacerlo d eforma muy simple con una herramienta como Agorapulse. Simplemente selecciona la fecha para tus reportes y ¡listo! tendrás listo tu reporte para exportar y compartir con tus clientes.
Ya que puedes guardar tu reporte en un PPT, podrás incluso agregar tu logo y páginas adicionales con tu presupuesto, prospectos y pasos a seguir.
Ya que tu equipo tendrá acceso a Agorapulse, será mucho más fácil para ti. Cuando produzcas un reporte, asegúrate de comunicarlo a tu equipo.
Más tips para mejorar la colaboración en Redes Sociales
Zonas horarias: Aseguráte de cubrir varias zonas horarias si trabajas con una marca importante. Publicar de 8 a 5 no funciona de la misma forma para marcas que cubren un gran terirtorio. De igual forma, recuerda adaptar tu contenido en varios lenguajes y comunicarte claramente con tu equipo al respecto.
Crea un calendario de contenidos: Anima a tu equipo a revisar y actualizar el calendario decontenidos para cada cuenta en redes sociales. Si tienes Agorapulse esta tarea se hará en automático.
No olvides las reuniones: Si, aunque suene anticuado, es importante que tengas juntas regularmente para que todo tu equipo pueda trabajar en sintonía. Encuentra un horario adecuado y asegúrate de que todos los que participen aporten algo.
Comparte tus ideas: Si tienes a varios equipos involucrados en las redes sociales, siempre es bueno escuchar sus opiniones y comentarios. Hacer una tormenta de ideas de vez en cuando puede ayduar a mantener a tu equipo unido e inspirado para trabahar con más pasión.
Las vacaciones importan: ¡Claro! Pero, ¿tienes un proceso para cubrir a las personas que están de vacaciones en tu equipo? Es imposible hacer un buen trabajo si no sabes quién en tu equipo está disponible y cuando.
Colaborar en redes sociales puede ser bastante divertido. ¿Tu equipo ya conoce las reglas?
