¿Alguna vez has tenido el trabajo de manejar las redes sociales para un evento? Es una gran tarea que parece que nunca acaba.
Eres responsable de la difusión, venta de boletos, resolver dudas de los asistentes, mantener activas las cuentas durante el evento, asegurarse que las personas utilicen los hashtags correctos y lidiar con los asuntos que se presenten.
Para cuando el evento termine tus niveles de energía están cercanos a cero. Pero tu trabajo aun no habrá terminado. Aún hay asistentes preguntando cosas y compartiendo sus experiencias. Necesitas continuar trabajando cuando el evento aún esta fresco.
Hablamos con Beatrice Whelan, autora de “Trending”: La guía completa de las redes sociales para evento y nos describió sus tres etapas del marketing del evento así:
Antes, durante y después. Antes de evento habrá prospectos desde que se inicie la difusión del evento, el público se entere y decidan asistir. Durante y después del evento tus asistentes están en una etapa de retención y de recomendación en el proceso. Tus objetivos de marketing y las métricas de tus redes sociales serán distintas para cada fase del evento y cada etapa del proceso.
En este artículo hablaremos de estas tres etapas del marketing de tu evento y de cómo Agorapulse puede ayudarte en cada una de ellas.
Antes del evento
Conecta con tu audiencia
Si este es un evento completamente nuevo entonces tendrás que acercarte a tu público desde cero. Para esto debes hacer una lista de tus conferencistas o celebridades que te acompañarán y que servirán en esta primera etapa para atraer a tu público. Encontrar a sus fans es también un buen inicio. También puedes buscar eventos similares al tuyo que atraigan la misma audiencia y palabras clave que se relacionen a tu evento.
Una vez que tengas esta información es hora de empezar a acercarte a tu público.
En Agorapulse puedes establecer los criterios de búsqueda para Twitter e Instagram usando tu lista de búsqueda de términos. Para hacerlo debes de ingresar a tu tablero y hacer clic en la cuenta de Instagram o Twitter que quieres usar. En la parte derecha de tu página haz clic en “búsquedas”. Vayamos paso a paso.
En Twitter
Añade uno de tus términos de búsqueda en la ventana que aparece. Ve hacia abajo en la página para filtrar los resultados por ubicación o lenguaje. Puedes ver cómo quedará tu búsqueda antes de que la guardes, quizás quieras incluso excluir algunos términos que puedan darte resultados poco exactos. Por ejemplo, una ciudad irlandesa se llama Athy pero si no la filtras correctamente para obtener resultados en Inglés entonces verás que es una palabra común en japonés.
También tuve que filtrar algunas cuentas que utilizan “Athy” como parte de su nombre de usuario.
Incluye las palabras que quieras monitorear y excluye las palabras que interfieran con tus resultados.
Sigue este proceso para cada uno de tus términos de búsqueda.
Esta función de búsqueda tiene otro uso que puede ser muy atractivo para promocionar tu evento. Cuando llevé los premios para bloggers en Irlanda hicimos una lista de todos nuestros patrocinadores. Esto hizo más sencillo compartir el contenido con nuestra comunidad. Pero lleva bastante tiempo hacerlo en Twitter.
En Agorapulse puedes monitorear tweets de tus patrocinadores. En vez de monitorear palabras clave como te mostramos más arriba puedes monitorear los tweets de tus patrocinadores. Para hacerlo solo usa el siguiente comando en la búsqueda: from: nombredelpatrocinador (sin @). Puedes agregar a todos tus patrocinadores en la misma búsqueda para que sea más fácil darles seguimiento.
Para Instagram
Haz clic en “monitoreo” en la parte superior derecha del tablero de Agorapulse y ha clic en “nueva búsqueda” tienes la opción de buscar por hashtag o por ubicación.
En la etapa previa al evento debes de enfocarte en la ubicación o hashtags particulares para tu publico meta. Esto te ayudará a identificar personas con las que puedes conectarte y construir una relación para promover el evento.
Durante el evento se trata todo sobre tu hashtag.
Programar
Ahora que has construido una comunidad, necesitas empezar a compartir contenido regularmente con ellos. Tendrás que generar contenido relevante para mantener interesado a tu público y (lo más importante) incluir llamados a la acción para que compren boletos.
Puede ser complicado encontrar el tiempo para hacer actualizaciones en tus cuentas de Twitter, Facebook, Instagram y LinkedIn cuando estás ocupado construyendo tu audiencia y alimentando las relaciones con tus asistentes, patrocinadores y otros actores.
Para asegurar que el mensaje este siendo difundido entonces debes de sentarte una vez a la semana y programar estas publicaciones cruciales usando Agorapulse.
Durante el evento
¡Llegó el día del evento! Hay nerviosismo y emoción en el aire. Tu equipo esta repasando los detalles finales del día para asegurar que todo esté en orden.
Tu trabajo es asegurarte de que tus invitados se sientan valorados en línea y el momento de crear contenido que hará que aquellos que no asistieron sientan un poco de envidia por los que están ahí y que decidan no volver a perdérselo.
¡Tienes mucho por hacer!
Monitorea
En la fase previa al evento estableciste algunos parámetros para monitorear términos que te ayudaran a encontrar a tu audiencia meta. Hoy será todo acerca de tu marca y el hashtag. Establece nuevamente las búsquedas para tu hashtag, el nombre de tu evento, su ubicación y también incluye el nombre de tu evento con algunas faltas de ortografía.
¡No olvides responder!
Mantente atento al contenido a manera que aparece y asegúrate de que eres tu nivel de respuesta sea alto, particularmente hacia tus asistentes. Si las personas están compartiendo fotos o contenido en Twitter entonces retwitéalos. Deja comentarios amables en sus publicaciones de Instagram también.
Crea el contenido
De alguna forma tendrás que encontrar el tiempo para crear el contenido durante el evento. No puedes hacer todo. ¿Quien va a estar donde durante tu evento? Dale a tu equipo instrucciones específicas para que tomen fotos o frases de tus invitados durante el evento.
TIP: Si tienes conferenciantes presentes en tu evento, pregúntales de antemano si hay alguna frase que te quieran compartir. Puedes preparar imágenes con estas frases y compartirlas poco antes de la plática.
También puedes considerar regalar entradas a creadores de contenido como un intercambio por ayudarte tomando fotos o haciendo imágenes para ti.
Después del evento
El día después del evento es el momento clave para poner en acción tu plan post-evento. Mira todos los tweets del día anterior que usaron tu hashtag. En la pestaña “usuarios” en tu tablero de Agorapulse para Twitter. Esto te mostrará a todos aquellos que han interactuado contigo, tus hashtags o algún otro término que monitoreaste.
Filtra esta lista por “engaged users” (verás un ícono verde con burbujas de conversación), embajadores (burbuja azul con una bocina) y influencers (burbuja dorada con un trofeo). Puedes también exportar esta lista para usara después.
Monitorea a los asistentes a tu evento usando la pestaña “usuarios” en Agorapulse
Cuando haces clic en un usuario en específico podrás ver las interacciones recientes y tweets que contengan tus criterios de búsqueda.
Mira toda la interacción reciente con tus usuarios
Mira a través de los tweets que tus Engagers, Embajadores e Influencers compartieron en el día del evento y crea una publicación para tu blog que contenga los tweets principales de ese día.
Si no tienes un blog entones puedes usar Storify para crear una imagen con los tweets del día.
¿Por qué usar esos tweets? Por que han demostrado su apoyo a tu marca y tienes que hacerles saber cuanto significa ese apoyo para ti por lo que les estás dedicando una historia, a su vez ellos compartirán este contenido.
Sigue el mismo proceso en Instagram pero esta vez busca las mejores fotos de tus seguidores. Puedes usar las fotos en tu blog como te sugerimos antes o bien, pedirles permiso para replicar sus fotos a tu audiencia.
Si utilizas Regram para hacerlo debes asegurarte de tener permiso por parte del usuario.
Reportes
Mira tus reportes de Twitter y de Instagram para la duración de tu evento Utiliza estos datos para analizar lo que funcionó mejor para ti, para saber quienes son tus seguidores principales y cuáles fueron las publicaciones más efectivas. Descárgalos en un PowerPoint para presentarlo a posibles patrocinadores cuando estés organizando tus siguientes eventos.
El marketing de tu evento no termina ahí. Necesitas mantener tus cuentas a lo largo del año, buscar oportunidades para conectarte con tu audiencia y seguir fortaleciendo la relación con ellos.
No pierdas de vista tu monitoreo y siempre busca nuevas formas de participar en las conversaciones de tu audiencia.
¿Qué herramientas usas para monitorear y publicar en tus redes sociales para tus eventos ?
¡Queremos escuchar de ti!
