En tant qu’agence, vous êtes toujours à la recherche d’un moyen simple pour collaborer avec vos clients sur leur stratégie social media. Agorapulse propose une fonctionnalité qui devrait vous séduire, celle du calendrier partagé.
Alors que les réseaux sociaux sont devenus un indispensable dans les stratégies de communication des entreprises, la gestion de ces derniers peut parfois être complexe. Malgré le nombre croissant d’outils dédié à la gestion des réseaux sociaux, rares sont ceux qui proposent toutes les fonctionnalités donc vous avez besoin. Gestion de la modération, programmation des posts, communication avec les clients… les besoins sont nombreux.
Pour faciliter la relation client, le calendrier partagé présente divers avantages. En effet, ce dernier permet de collaborer avec vos clients au moment de la création de vos contenus social media. Les clients peuvent faire leurs retours, approuver des posts et bien d’autres actions via le calendrier partagé. Ce dernier évite ainsi les nombreux échanges par mail et vous fait gagner du temps !
Agorapulse propose cette fonctionnalité de calendrier partagé. Si vous voulez faciliter votre quotidien, c’est le moment de tester l’outil 😉
Qu’est ce qu’un calendrier partagé ?
Le calendrier partagé est un outil qui permet d’avoir une vue d’ensemble de tous les posts, sur lequel les clients peuvent réagir, commenter ou encore rejeter les publications.
Si vous avez configuré votre plateforme en anglais, c’est la fonction Shared calendar.
Commencez par créer un calendrier partagé. Dans vos paramètres d’organisation, cliquez sur “Calendriers partagés”, puis sur le bouton “Créer un calendrier partagé”. Vous pourriez aussi avoir envie de lire l’article d’aide sur cette fonctionnalité Agorapulse.
Le calendrier peut être partagé directement avec vos clients, via un lien magique ✨. Ces derniers peuvent y accéder, même s’ils n’ont pas de compte Agorapulse. Un avantage considérable, qui évite la création de compte et permet aux clients d’avoir accès à leurs contenus en un seul clic.
Vos clients recevront le lien du calendrier partagé par mail et pourront y accéder facilement. Il est également possible de partager un lien direct vers le calendrier. C’est le lien sur lequel le contenu que vous assignez au client sera disponible pour validation ou rejet.
Comment le calendrier partagé améliore-t-il la relation client ?
Si vous gérez la stratégie social media de vos clients, vous savez que les clients aiment avoir un certain droit de regard sur le contenu avant qu’il ne soit publié. Il est donc commun de leur envoyer des calendriers éditoriaux, qu’ils vous renvoient avec leurs notes, que vous reprenez, que vous leur renvoyez ,etc. Cela demande du temps, beaucoup de temps !
- Copier-coller les images et vidéos dans un document
- Rédiger les textes
- Faire en sorte que les contenus aient la même apparence que lorsqu’ils seront postés…
On est allé demander à Antoine, directeur de l’agence SuperTonio et un des premiers utilisateurs français du calendrier partagé, comment il gérait ces allers-retours jusque-là :
On passait par un Google Drive, qui contenait des tableurs Excel que l’on mettait à jour régulièrement. Une ligne pour le wording, une ligne pour la date, un lien vers le visuel hébergé sur le Drive, et une case pour que le client nous fasse son retour… À chaque mise à jour, on prévenait le client sur WhatsApp. Et une fois toutes les modifications faites, on planifiait le post sur Agorapulse. Bref, c’était compliqué… Complètement opaque et illisible, les clients ne consultaient que peu ce document, surtout ceux qui n’étaient pas très à l’aise avec la technologie. Un autre problème était qu’ils n’avaient pas de visibilité sur le design final du post, tous les éléments étaient séparés.
Avec le calendrier partagé, les clients ont au contraire une vue globale et réaliste de leurs posts.
Donnez à vos clients le dernier mot
L’une des plus grandes préoccupations des entreprises qui envisagent de confier la gestion de leurs réseaux sociaux est “l’agence comprendra-t-elle notre tone of voice ?”
Prendre le temps de comprendre et de documenter le ton de la marque est la première étape essentielle avec un nouveau client. Le gros plus d’un calendrier partagé est qu’il peut voir chaque post final.
Vos clients peuvent choisir d’approuver ou de rejeter chaque post et fournir un retour instantané. Ce qui est bien, c’est que vous pouvez tous deux voir dans le calendrier le statut de tous les messages à venir.
Les posts en verts sont ceux qui ont été publiés, en orange en attente d’approbation, et en rouge ceux qui n’ont pas été publiés.
Vous disposez de plusieurs options pour gérer votre calendrier partagé, cela dépend de la relation avec votre client.
- Vous pouvez par exemple, publier d’abord, puis le client peut rejeter ou commenter les posts déjà programmés.
- Autre option : programmer tout le contenu et il ne sera pas mis en ligne à moins que le client n’approuve les messages en attente.
La première option est parfaite pour une relation client plus ancienne. Si vous avez déjà mis en place des procédures visant à réduire au minimum les problèmes et qu’une bonne communication existe entre vous et le client, cela peut lui faire gagner du temps.
En revanche, si vous voulez donner au client un contrôle total, choisissez la deuxième option. Veillez à lui faire savoir que rien ne sera publié tant qu’il n’aura pas donné son feu vert. Si vous voyez des publications à venir qui ne sont pas encore approuvées, prenez le temps de vérifier avec eux et assurez-vous qu’ils n’ont pas de questions !
Besoin de déplacer un post ? Axel Drochon de l’agence Social Media Family vous montre comment faire en un clic 👇
Obtenez des retours spécifiques sur vos posts
Avec le calendrier partagé, vos clients peuvent commenter et préciser les choses qu’ils veulent changer sur chacun de vos posts. Plutôt que de devoir parcourir une liste et spécifier quels messages doivent être modifiés, les clients peuvent simplement ajouter un commentaire rapide sur un post en particulier. Ils peuvent le faire par le biais d’un message lorsqu’ils rejettent un post, ou en commentant un message déjà publié, prévu ou en attente.
Ils peuvent aussi ajouter des notes à l’endroit qu’ils souhaitent dans le calendrier, comme le montre l’image ci-dessous.
Lorsque vous partagez du contenu à votre client, il recevra par mail une notification. Dans le lien, il trouvera toutes les publications que vous lui avez assignées.
Améliorez votre productivité au quotidien
Nous avons tous eu l’expérience de chercher sans fin dans des discussions par mail une réponse, un commentaire ou un retour. Autre situation courante, la frustration de tenter d’obtenir une retour sur un post spécifique sur les réseaux sociaux que l’on a programmé pour dans quelques heures, voire minutes… ⏰
Lorsque vous commencez à utiliser plus efficacement les outils de gestion des réseaux sociaux, vous pouvez gagner des heures chaque semaine. Les calendriers partagés, en particulier, peuvent vous faire gagner du temps :
- Éliminez les allers-retours inutiles de mails ou documents partagés
- Gardez toutes vos conversations liées au contenu au même endroit
- Posez des questions spécifiques à vos clients lorsque vous leur transmettez un contenu à examiner
- Obtenez des commentaires spécifiques des clients.
C’est ce que nous relate Antoine dans son témoignage :
Déjà la prise en main est hyper simple, si une image ne va pas au client il suffit pour nous de la changer en “drag and drop” et tout se passe à présent sur Agorapulse.
Cela me fait gagner du temps de travail, c’est certain, et c’est beaucoup plus pro pour nos clients. Aujourd’hui, ils voient que j’utilise des outils qualitatifs et que je leur donne de la visibilité sur ce que je fais. Ça leur montre que l’on est professionnels. Le fait que le nombre d’utilisateurs soit illimité est aussi pratique. En effet, plusieurs personnes de la même entreprise peuvent avoir accès au calendrier. Enfin, les clients apprécient beaucoup de pouvoir voir en un clic tous les posts du mois sur leur calendrier. Globalement, leurs retours sont très positifs sur cette fonctionnalité.
Bien débuter avec les calendriers partagés
Le calendrier partagé est une fonctionnalité premium dans Agorapulse, l’utiliser demande donc un abonnement payant. Une fois l’abonnement pris ou la période d’essai débutée, le calendrier partagé est très simple à mettre en place.
Étape 1 : Créez votre calendrier partagé
Donnez un nom à votre calendrier. Il apparaîtra dans le lien unique ainsi que dans les emails et les notifications aux clients. Assurez-vous que le nom fasse sens et soit professionnel !
Étape 2 : Ajoutez de nouveaux utilisateurs et invitez-les à utiliser le calendrier partagé
Pour ajouter votre client au calendrier partagé, il vous suffit d’avoir son adresse mail et son nom afin de lui envoyer une invitation.
Vous pouvez également copier/coller manuellement le lien de partage du calendrier pour y accéder facilement. Une fois que vous aurez envoyé l’invitation, il recevra un mail dans lequel il pourra cliquer pour consulter le calendrier. Aucune connexion n’est nécessaire de leur côté. (Et oui, vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs si nécessaire).
Vous pouvez choisir exactement quels profils de réseaux sociaux chaque utilisateur peut consulter sur le calendrier partagé. C’est parfait pour les agences qui ont plusieurs clients !
Étape 3 : Assurez-vous que vos clients comprennent clairement comment utiliser le calendrier partagé
Bien que les calendriers partagés soient assez intuitifs, certains utilisateurs peuvent avoir besoin d’une rapide présentation. Vous pouvez le faire en personne, ou par le biais d’une courte présentation vidéo si nécessaire. Même un bref appel téléphonique après avoir envoyé l’invitation devrait fonctionner !
